Розрахунок при звільненні: які виплати має отримати працівник

Коротко про головне

Розрахунок при звільненні — це всі належні працівнику суми, які роботодавець повинен визначити та виплатити у зв’язку з припиненням трудових відносин.

Залежно від ситуації до розрахунку можуть входити зарплата за останній відпрацьований період, компенсація за невикористані відпустки, премії, доплати, вихідна допомога та інші виплати, передбачені законом, трудовим або колективним договором.

Працівнику не варто обмежуватися сумою, яка фактично надійшла на банківський рахунок. Потрібно отримати письмове повідомлення роботодавця, перевірити кожний вид виплати, кількість невикористаних днів відпустки та підставу звільнення.

Що роботодавець повинен зробити у день звільнення

У день звільнення роботодавець повинен оформити припинення трудових відносин та надати працівнику документи, необхідні для перевірки законності звільнення і проведеного розрахунку.

Роботодавець зобов’язаний:

• видати працівнику копію наказу або розпорядження про звільнення;
• письмово повідомити про нараховані та виплачені суми;
• окремо зазначити кожний вид виплати;
• виплатити всі належні працівнику кошти;
• на вимогу внести запис про звільнення до паперової трудової книжки;
• належно відобразити припинення трудових відносин у кадровому обліку.

Відсутність грошей на рахунку, помилка бухгалтерії, відпустка керівника або необхідність додаткового погодження не повинні перекладатися на працівника.

Які виплати можуть входити до розрахунку при звільненні

Склад остаточного розрахунку залежить від умов роботи, підстави звільнення, наявності невикористаних відпусток та локальних документів роботодавця.

Працівнику можуть належати:

• заробітна плата за фактично відпрацьований час;
• оплата надурочної та нічної роботи;
• доплати за суміщення, інтенсивність або особливі умови праці;
• премії, право на які вже виникло;
• компенсація за всі невикористані дні щорічної відпустки;
• компенсація передбаченої законом додаткової відпустки працівникам із дітьми;
• вихідна допомога за відповідної підстави звільнення;
• виплати, передбачені трудовим або колективним договором;
• компенсація втрати частини доходу через затримку виплати;
• середній заробіток за затримку остаточного розрахунку за наявності підстав.

Кожну суму потрібно перевіряти окремо. Наприклад, вихідна допомога не виплачується при кожному звільненні, а премія залежить від умов положення про преміювання та моменту виникнення права на неї.

Зарплата за останній період роботи

До остаточного розрахунку входить зарплата за всі фактично відпрацьовані дні або години до дати звільнення включно.

Перевірте:

• посадовий оклад або погоджену тарифну ставку;
• кількість відпрацьованих днів і годин;
• табель обліку робочого часу;
• нічні та надурочні години;
• роботу у вихідні дні;
• доплати за суміщення або додатковий обсяг роботи;
• індексацію та інші обов’язкові складові;
• проведені аванси та попередні виплати;
• законність і розмір утримань.

Якщо працівника звільняють посеред місяця, зарплата розраховується за фактично відпрацьований період, а не виплачується в повному місячному розмірі.

Банківська виписка підтверджує фактичне надходження коштів, але не показує, яку суму роботодавець повинен був нарахувати. Тому її потрібно порівняти з табелем і розрахунковим листом.

Компенсація за невикористану відпустку

У разі звільнення роботодавець повинен виплатити працівнику грошову компенсацію за всі невикористані дні щорічної відпустки.

До компенсації можуть входити:

• невикористані дні щорічної основної відпустки;
• невикористані дні щорічної додаткової відпустки;
• додаткова відпустка за роботу зі шкідливими або особливими умовами;
• додаткова відпустка за особливий характер праці;
• передбачена законом додаткова відпустка працівникам, які мають дітей;
• інші дні, за які закон прямо передбачає компенсацію при звільненні.

Компенсація виплачується незалежно від причини звільнення. Право на неї не втрачається через звільнення за порушення трудової дисципліни або з ініціативи роботодавця.

Якщо працівник не використовував відпустку кілька років, потрібно перевірити весь період роботи, а не лише поточний рік.

Як перевірити розрахунок компенсації за відпустку

Загальна логіка розрахунку полягає у множенні кількості невикористаних календарних днів на середньоденну заробітну плату. Однак важливими є правильний розрахунковий період і перелік виплат, які враховуються.

Працівнику потрібно перевірити:

• дату початку кожного робочого року;
• тривалість щорічної відпустки за посадою;
• скільки днів уже було використано;
• які періоди входять до стажу для відпустки;
• чи були тривалі неоплачувані відпустки;
• який розрахунковий період застосувала бухгалтерія;
• які виплати включені до середньої зарплати;
• які календарні дні виключені з розрахунку;
• чи правильно враховані премії;
• чи застосовано спеціальне правило щодо старих невикористаних днів.

За загальним правилом середня зарплата для компенсації визначається за виплатами за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю виплати компенсації.

Для днів відпустки, право на які працівник набув до 31 грудня 2023 року, застосовується спеціальний порядок: середня зарплата визначається на основі виплат, нарахованих у 2023 році.

Коли виплачується вихідна допомога

Вихідна допомога не є обов’язковою при кожному припиненні трудових відносин. Право на неї залежить від підстави, зазначеної в наказі про звільнення.

Вона може виплачуватися, зокрема, при:

• ліквідації, реорганізації або скороченні штату;
• виявленій невідповідності працівника посаді за визначених законом умов;
• поновленні на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;
• відмові працівника продовжувати роботу через зміну істотних умов праці;
• відмові від переведення в іншу місцевість разом із підприємством;
• звільненні працівника через порушення роботодавцем трудового законодавства або договору;
• інших підставах, прямо передбачених законом.

Розмір допомоги також залежить від підстави. У частині випадків він становить не менше середнього місячного заробітку, а за окремими підставами закон передбачає більші мінімальні суми.

Колективний договір, трудовий договір або контракт можуть передбачати більший розмір вихідної допомоги, ніж мінімальна гарантія закону.

Премії, надбавки та інші договірні виплати

Звільнення саме по собі не позбавляє працівника виплат, право на які вже виникло до припинення трудових відносин.

Потрібно перевірити:

• трудовий договір або контракт;
• колективний договір;
• положення про оплату праці;
• положення про преміювання;
• накази про встановлення надбавок;
• виконання показників, від яких залежить премія;
• дату ухвалення рішення про преміювання;
• умови виплати річної або квартальної премії;
• виплати, передбачені контрактом у зв’язку з припиненням роботи.

Якщо премія залежить від окремого рішення роботодавця і показники ще не були оцінені, право на неї може бути спірним. Якщо ж усі умови виконані, а премія нарахована або мала бути нарахована, її можна включати до вимог.

Лікарняні та інші соціальні виплати

Лікарняні потрібно перевіряти окремо від звичайної зарплати. Частина виплати може здійснюватися коштом роботодавця, а частина — за рахунок системи загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Перевірте:

• дату відкриття електронного лікарняного;
• період тимчасової непрацездатності;
• чи завершено формування лікарняного;
• чи прийнято роботодавцем рішення про призначення допомоги;
• чи подано відомості для фінансування;
• яку частину має оплатити роботодавець;
• яка частина залежить від фінансування Пенсійного фонду;
• чи правильно визначений страховий стаж.

Якщо страховий випадок виник до припинення трудових відносин, саме звільнення не означає автоматичної втрати права на належну виплату. Але строки та джерело фінансування можуть відрізнятися від строків звичайного остаточного розрахунку.

Що має бути у письмовому повідомленні про розрахунок

Роботодавець повинен надати не просто загальну суму, а деталізоване письмове повідомлення про нараховані та виплачені кошти.

У повідомленні мають бути окремо зазначені:

• основна заробітна плата;
• додаткова заробітна плата;
• премії та заохочувальні виплати;
• доплати й надбавки;
• компенсація за невикористану відпустку;
• вихідна допомога;
• інші передбачені договором або законом суми;
• відрахування та їхні підстави;
• остаточна сума до виплати;
• фактично виплачена сума.

Якщо повідомлення не видали, працівнику варто письмово вимагати його надання. Цей документ важливий не лише для перевірки розрахунку, а й для визначення строку звернення до суду.

Що робити, якщо працівник у день звільнення не працював

Якщо працівник був відсутній у день звільнення, роботодавець повинен виплатити належні суми не пізніше наступного дня після пред’явлення вимоги про розрахунок.

У вимозі варто зазначити:

• дату та підставу звільнення;
• вимогу виплатити всі належні суми;
• вимогу надати письмове повідомлення про розрахунок;
• вимогу видати копію наказу, якщо її не отримано;
• актуальні банківські реквізити;
• адресу або електронний канал для направлення документів.

Надсилання потрібно підтвердити: відміткою канцелярії, рекомендованим листом з описом вкладення, кваліфікованим електронним підписом або іншим способом, який дозволяє встановити дату отримання.

Що робити, якщо роботодавець заперечує частину суми

Спір щодо однієї складової не дозволяє роботодавцю затримувати весь остаточний розрахунок.

Якщо роботодавець не погоджується, наприклад, із премією або кількістю невикористаних днів відпустки, він все одно повинен своєчасно виплатити суму, яку сам не оспорює.

Працівнику варто письмово запросити:

• розрахунок визнаної суми;
• негайну виплату неоспорюваної частини;
• пояснення щодо кожної невизнаної виплати;
• копії документів, на яких ґрунтується позиція роботодавця;
• розрахунок використаних і невикористаних днів відпустки;
• положення про преміювання або інший локальний акт.

Відповідальність за затримку розрахунку

Якщо роботодавець із власної вини не виплатив належні працівнику суми у встановлений строк, працівник може вимагати середній заробіток за час затримки.

Така виплата є окремою відповідальністю роботодавця, а не частиною звичайної зарплати.

Для її стягнення потрібно перевірити:

• які суми належали працівнику на дату звільнення;
• чи були вони виплачені у встановлений строк;
• чи була затримка спричинена роботодавцем;
• чи існував спір про розмір виплати;
• коли працівник пред’явив вимогу, якщо у день звільнення не працював;
• дату фактичного остаточного розрахунку;
• середню зарплату за належний розрахунковий період.

Відшкодування може нараховуватися за час затримки до дня фактичного розрахунку, але не більше ніж за шість місяців.

Якщо спір про належні суми вирішено на користь працівника частково, розмір відшкодування визначає суд з урахуванням результату спору та конкретних обставин.

Розрахунок при звільненні під час воєнного стану

Воєнний стан не скасовує обов’язку провести остаточний розрахунок і не позбавляє працівника компенсації за невикористану відпустку.

Якщо роботодавець посилається на бойові дії або непереборну силу, він має довести конкретний зв’язок між такими обставинами та неможливістю своєчасної виплати.

Працівнику варто перевірити:

• чи продовжував роботодавець господарську діяльність;
• чи здійснював інші платежі;
• чи працювали бухгалтерія та банківські рахунки;
• чи збереглися кадрові та розрахункові документи;
• які саме обставини роботодавець називає непереборною силою;
• за який період фактично виникла затримка;
• чи виплачена хоча б неоспорювана частина.

Навіть доведені обставини, які можуть впливати на відповідальність, не означають автоматичного припинення основного боргу перед працівником.

Які документи потрібно зібрати

Для перевірки розрахунку потрібно зібрати кадрові, фінансові та банківські документи.

Основний перелік:

• трудовий договір або контракт;
• наказ про прийняття на роботу;
• наказ про звільнення;
• посадова інструкція;
• документи про встановлення окладу та надбавок;
• колективний договір;
• положення про оплату праці та преміювання;
• табелі обліку робочого часу;
• графіки роботи;
• накази про відпустки;
• довідка про використані та невикористані дні відпустки;
• розрахункові листи;
• письмове повідомлення про остаточний розрахунок;
• банківська виписка;
• дані про задекларовану зарплату і страховий стаж;
• листування з керівником або бухгалтерією;
• письмова вимога працівника та доказ її вручення.

Якщо роботодавець не видає документи, вимагайте їх письмово. У суді можна просити витребувати конкретний документ, але потрібно пояснити, що саме він підтверджує та чому працівник не може отримати його самостійно.

Як самостійно перевірити остаточний розрахунок

Зручно скласти окрему таблицю та порівняти власний розрахунок із документами роботодавця.

Рекомендовані колонки:

• вид виплати;
• період або підстава;
• нараховано роботодавцем;
• розраховано працівником;
• утримання;
• фактично сплачено;
• дата платежу;
• залишок;
• документ-підстава;
• примітка про розбіжність.

Окремими рядками зазначайте:

• зарплату за останній місяць;
• надурочні та інші доплати;
• премії;
• компенсацію кожного виду відпустки;
• вихідну допомогу;
• інші договірні виплати;
• середній заробіток за затримку;
• компенсацію втрати частини доходу.

Як скласти письмову вимогу роботодавцю

Якщо розрахунок не проведено або його сума незрозуміла, працівнику варто направити конкретну письмову вимогу.

У ній зазначте:

• посаду та період роботи;
• дату і підставу звільнення;
• які документи були або не були отримані;
• які суми фактично виплачені;
• які виплати, на думку працівника, відсутні;
• власний розрахунок за кожним видом виплати;
• вимогу виплатити заборгованість;
• вимогу надати деталізоване письмове повідомлення;
• вимогу надати копії розрахункових документів;
• актуальні реквізити для виплати;
• адресу для направлення відповіді.

До вимоги можна додати таблицю розбіжностей, банківську виписку та копії документів, на яких ґрунтується розрахунок.

Подання фіксують через канцелярію, рекомендоване відправлення з описом вкладення, електронний документообіг або інший канал із підтвердженням доставки.

Куди звертатися, якщо роботодавець не розрахувався

Вибір способу залежить від мети працівника. Скарга до контролюючого органу та позов до суду мають різні правові наслідки.

Працівник може звернутися:

• до роботодавця з письмовою вимогою;
• до територіального органу Держпраці;
• до Пенсійного фонду щодо страхового стажу, задекларованого доходу або лікарняних;
• до суду зі спором про виплату належних сум;
• до виконавця після отримання виконавчого документа;
• до правоохоронних органів за наявності ознак умисної безпідставної невиплати.

Держпраці може реагувати на порушення законодавства, але не замінює судове рішення про стягнення конкретної суми. Тому очікування перевірки не повинно призводити до пропуску строку звернення до суду.

Судовий захист при неправильному розрахунку

Якщо роботодавець не виплачує належні суми, відмовляється надати документи або заперечує розрахунок, працівник може звернутися до суду.

У позові можна заявити вимоги про:

• стягнення зарплати за останній період роботи;
• стягнення компенсації за невикористану відпустку;
• стягнення вихідної допомоги;
• стягнення премій та інших належних виплат;
• стягнення середнього заробітку за затримку розрахунку;
• стягнення компенсації втрати частини доходу;
• відшкодування моральної шкоди за наявності окремих підстав;
• витребування необхідних документів у роботодавця.

Факти викладають хронологічно: прийняття на роботу, умови оплати, звільнення, отримання наказу, письмове повідомлення про суми, фактичні платежі, звернення до роботодавця та його відповідь.

До кожної грошової вимоги додається окремий розрахунок. Суд не повинен самостійно визначати за працівника, які саме виплати він хоче стягнути.

Строки звернення до суду

Для спорів, пов’язаних зі звільненням та остаточним розрахунком, діють спеціальні строки.

• Для оскарження самого звільнення — один місяць від дня вручення копії наказу або розпорядження.
• Для спору про виплату всіх сум, належних при звільненні, — три місяці від дня отримання письмового повідомлення про нараховані та виплачені суми.

Якщо роботодавець не видав письмового повідомлення, працівнику не варто чекати невизначений час. Потрібно письмово вимагати документ, фіксувати дату звернення та готувати захист без зволікання.

Пропущений строк може бути поновлений лише за поважних причин. При цьому закон установлює додаткове обмеження: від отримання наказу або письмового повідомлення не повинно минути більше одного року.

Чи потрібно сплачувати судовий збір

Позивачі звільняються від сплати судового збору у справах про стягнення заробітної плати та поновлення на роботі.

Однак потрібно окремо перевіряти кожну додаткову вимогу. Пільга щодо зарплати може не поширюватися, зокрема, на:

• середній заробіток за затримку розрахунку при звільненні;
• моральну шкоду;
• інші майнові або немайнові вимоги, які не є зарплатою;
• вимоги, що мають самостійну правову природу.

Перед поданням позову потрібно розділити вимоги, визначити ціну позову та перевірити, за які з них діє законна пільга.

Покроковий порядок дій

1. Отримайте копію наказу про звільнення.
2. Зафіксуйте дату його вручення.
3. Отримайте письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми.
4. Збережіть банківську виписку за період остаточного розрахунку.
5. Перевірте зарплату за останній місяць.
6. Отримайте довідку про використані та невикористані дні відпустки.
7. Перевірте розрахунок середньої зарплати для компенсації.
8. Встановіть, чи належить вихідна допомога за підставою звільнення.
9. Перевірте премії, доплати та виплати за колективним договором.
10. Складіть таблицю нарахованих, виплачених і невиплачених сум.
11. Направте роботодавцю письмову вимогу.
12. Збережіть доказ її вручення.
13. Не пропустіть спеціальний строк звернення до суду.
14. Після рішення своєчасно зверніться до виконавця.

Який результат можна отримати

Залежно від ситуації працівник може отримати:

• доплату зарплати за останній період;
• перерахунок компенсації за невикористану відпустку;
• виплату вихідної допомоги;
• премії та інші виплати за трудовим або колективним договором;
• письмове повідомлення з повним розрахунком;
• середній заробіток за затримку розрахунку;
• компенсацію втрати частини доходу;
• судове рішення про стягнення заборгованості;
• виконавчий документ для примусового стягнення.

Позитивне рішення суду не завжди означає негайне отримання коштів. Якщо роботодавець не платить добровільно, потрібно розпочати виконавче провадження та контролювати пошук його рахунків і майна.

Короткий чекліст перед зверненням

• отримано копію наказу про звільнення;
• зафіксовано дату вручення наказу;
• отримано письмове повідомлення про розрахунок;
• отримано банківську виписку;
• перевірено зарплату за останній період;
• пораховано невикористані дні відпустки;
• перевірено середню зарплату для компенсації;
• перевірено право на вихідну допомогу;
• перевірено премії та доплати;
• складено таблицю розбіжностей;
• направлено письмову вимогу роботодавцю;
• збережено підтвердження її вручення;
• перевірено тримісячний строк для спору про виплати;
• перевірено судовий збір за кожною вимогою.

Типові помилки працівників

• не отримати копію наказу про звільнення;
• не вимагати письмової розшифровки розрахунку;
• орієнтуватися лише на суму банківського платежу;
• не перевірити всі невикористані відпустки;
• не врахувати додаткову відпустку працівникам із дітьми;
• не перевірити право на вихідну допомогу;
• змішати зарплату, компенсацію відпустки та середній заробіток;
• не вимагати виплати неоспорюваної суми;
• чекати усного вирішення до спливу строку;
• направити вимогу без підтвердження її отримання;
• не розрахувати середній заробіток за затримку;
• вважати, що скарга до Держпраці автоматично стягне кошти;
• не пред’явити судове рішення до виконання.

Коли потрібен юрист із трудового права

Юридична допомога доцільна, якщо роботодавець не видає документи, заперечує кількість невикористаних днів відпустки, не виплачує вихідну допомогу, неправильно визначив підставу звільнення або затримує розрахунок.

До консультації підготуйте:

• трудовий договір або контракт;
• копію наказу про звільнення;
• письмове повідомлення про розрахунок;
• розрахункові листи;
• банківську виписку;
• документи про відпустки;
• положення про преміювання;
• колективний договір за наявності;
• листування з бухгалтерією або керівником;
• власну таблицю розрахунку;
• коротку хронологію подій.

Юрист може допомогти:

• перевірити законність підстави звільнення;
• визначити повний перелік належних виплат;
• перерахувати компенсацію за відпустку;
• перевірити вихідну допомогу;
• підготувати письмову вимогу роботодавцю;
• розрахувати середній заробіток за затримку;
• підготувати звернення до Держпраці;
• підготувати позов і клопотання про витребування документів;
• перевірити строк звернення та судовий збір;
• супроводити примусове виконання рішення.