Лікарняні не виплачують: як діяти працівнику

Коротко про головне

Якщо не виплачують лікарняні, спочатку потрібно з’ясувати, на якому етапі виникла затримка: лікарняний ще не має потрібного статусу, роботодавець не прийняв рішення, бухгалтерія не подала заяву-розрахунок до Пенсійного фонду, ПФУ ще не профінансував виплату або роботодавець отримав кошти, але не перерахував їх працівнику.

У сучасній процедурі важливе значення має електронний лікарняний. Працівник бачить його в електронних сервісах, а роботодавець — у кабінеті страхувальника на вебпорталі Пенсійного фонду. Саме після набуття лікарняним відповідного статусу роботодавець має розглянути документи, призначити допомогу і подати заяву на фінансування.

Працівнику не варто чекати лише усних пояснень. Потрібно письмово запитати роботодавця, чи опрацьовано лікарняний лист, чи призначено допомогу, чи подано заяву-розрахунок до ПФУ, яка сума нарахована і коли очікується виплата.

Що таке лікарняні

Лікарняні — це виплати працівнику за період тимчасової непрацездатності, підтвердженої листком непрацездатності. У побуті працівники часто кажуть «лікарняний лист», хоча більшість процедур зараз відбувається в електронній формі.

Виплати по лікарняному залежать від виду непрацездатності, страхового стажу, середньої заробітної плати, правильності даних у реєстрах і своєчасних дій роботодавця.

Не кожна затримка означає відразу незаконну відмову. Іноді причина в технічному статусі електронного лікарняного, помилці в даних, необхідності уточнення страхового стажу або очікуванні фінансування від Пенсійного фонду.

Електронний лікарняний лист: що потрібно перевірити

Електронний лікарняний формується на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність. Після формування він відображається в електронних системах і надходить роботодавцю як страхувальнику.

Працівнику потрібно перевірити, чи дійсно лікарняний сформовано, чи правильно зазначені особисті дані, роботодавець, період непрацездатності та причина непрацездатності.

Варто звернути увагу на:

• номер електронного лікарняного;
• дату відкриття і закриття;
• статус лікарняного;
• правильність ПІБ та РНОКПП;
• наявність роботодавця у даних;
• період непрацездатності;
• причину непрацездатності;
• чи бачить лікарняний роботодавець у своєму кабінеті.

Які статуси лікарняного мають значення

Електронний лікарняний проходить кілька технічних статусів. Для працівника важливо зрозуміти, чи лікарняний уже може бути оплачений, чи він ще перебуває на етапі формування або очікування.

Найчастіше для виплати значення має статус, який дозволяє роботодавцю сформувати заяву-розрахунок до Пенсійного фонду. Якщо лікарняний ще не готовий до сплати, роботодавець може пояснювати, що не має технічної можливості подати заяву.

Але якщо лікарняний уже готовий до сплати, а роботодавець не приймає рішення, не нараховує допомогу або не подає заяву-розрахунок, це потрібно фіксувати письмово.

Хто оплачує лікарняний

При звичайній тимчасовій непрацездатності перші п’ять днів лікарняного оплачуються за рахунок роботодавця. Починаючи з шостого дня, страхова частина фінансується Пенсійним фондом після подання роботодавцем заяви-розрахунку.

Для окремих видів страхових випадків діють інші правила. Наприклад, допомога по вагітності та пологах, а також окремі лікарняні, пов’язані з доглядом за хворою дитиною або членом сім’ї, можуть фінансуватися за рахунок Пенсійного фонду з першого дня.

Працівнику важливо розуміти, яка саме частина лікарняного затримується: перші дні за рахунок роботодавця чи сума, яка має фінансуватися Пенсійним фондом.

Строки призначення і виплати лікарняних

Після того як електронний лікарняний набуває статусу, який дозволяє оплату, роботодавець має розглянути документи для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності не пізніше 10 робочих днів.

Для допомоги по вагітності та пологах строк розгляду коротший — не пізніше 3 робочих днів. Після прийняття рішення про призначення виплати роботодавець формує заяву-розрахунок і подає її до Пенсійного фонду.

Для працівника важливо не тільки знати загальний строк, а й зафіксувати конкретні дати: коли лікарняний став готовим до сплати, коли роботодавець прийняв рішення, коли подав заяву-розрахунок, коли ПФУ профінансував кошти і коли вони фактично виплачені працівнику.

Що таке заява-розрахунок до Пенсійного фонду

Заява-розрахунок — це документ, який роботодавець подає до Пенсійного фонду для отримання фінансування страхових виплат за лікарняним. У ньому зазначаються дані про працівника, лікарняний, період непрацездатності та нараховану суму.

Працівник самостійно не подає таку заяву за роботодавця. Це обов’язок страхувальника, тобто роботодавця або іншого суб’єкта, через якого працівник застрахований.

Якщо роботодавець не подав заяву-розрахунок, Пенсійний фонд зазвичай не може профінансувати відповідну страхову частину виплати. Саме тому потрібно письмово з’ясувати, чи була заява подана і який її статус.

Чому лікарняні можуть не виплачувати

Причини затримки можуть бути різними. Перед скаргою або позовом потрібно зрозуміти, де саме виникла проблема.

Найпоширеніші причини:

• електронний лікарняний ще не має статусу для оплати;
• роботодавець не бачить лікарняний через помилку в даних;
• неправильно зазначений роботодавець;
• є помилка в персональних даних працівника;
• роботодавець не розглянув документи у встановлений строк;
• не прийнято рішення про призначення допомоги;
• роботодавець не подав заяву-розрахунок до ПФУ;
• заяву-розрахунок подано з помилками;
• ПФУ ще не профінансував страхову частину;
• роботодавець отримав кошти, але не виплатив їх працівнику;
• є спір щодо страхового стажу або розміру виплати;
• роботодавець неправомірно відмовив у призначенні допомоги.

Перші 5 днів лікарняного: відповідальність роботодавця

У звичайній ситуації перші п’ять днів тимчасової непрацездатності оплачуються за рахунок роботодавця. Тому якщо працівнику не виплатили навіть цю частину, не завжди коректно пояснювати затримку лише очікуванням коштів від Пенсійного фонду.

Працівнику варто окремо запитати, чи нараховані перші п’ять днів, у якій сумі, коли вони будуть виплачені та в якому розрахунковому листі це відображено.

Якщо лікарняний стосується не звичайної хвороби, а іншого страхового випадку, порядок фінансування може відрізнятися. Тому потрібно перевірити вид лікарняного.

Як страховий стаж впливає на суму лікарняних

Розмір допомоги по тимчасовій непрацездатності залежить від страхового стажу працівника. Чим менший страховий стаж, тим меншою може бути частка середньої зарплати, яка використовується для розрахунку лікарняних.

Якщо працівник не згоден із сумою, потрібно перевірити не тільки лікарняний лист, а й дані про страховий стаж, середню заробітну плату, період розрахунку та виплати, які роботодавець врахував або не врахував.

Для перевірки стажу можна використати:

• електронні відомості Пенсійного фонду;
• дані з реєстру застрахованих осіб;
• довідки про доходи;
• відомості про сплату ЄСВ;
• трудову книжку або електронні записи про трудову діяльність;
• попередні місця роботи, якщо вони впливають на стаж.

Помилки в даних: що робити

Іноді лікарняні не виплачуються через технічні або реєстраційні помилки. Наприклад, лікарняний сформовано, але роботодавець його не бачить, неправильно зазначені персональні дані або система не пов’язує працівника з потрібним страхувальником.

Працівнику варто перевірити:

• правильність ПІБ;
• РНОКПП або серію та номер паспорта за наявності;
• назву роботодавця;
• дату прийняття на роботу;
• наявність трудових відносин у реєстрах;
• період непрацездатності;
• чи не відкрито кілька лікарняних із перетином дат;
• чи правильно закрито медичний висновок.

Якщо помилка пов’язана з медичними даними, потрібно звертатися до лікаря або закладу охорони здоров’я. Якщо проблема у даних роботодавця чи страхувальника — до кадрової служби, бухгалтерії або Пенсійного фонду.

Коли роботодавець може відмовити у виплаті

Роботодавець або уповноважені ним особи контролюють правильність нарахування страхових виплат і можуть приймати рішення про відмову або припинення виплат у передбачених законом випадках.

Але відмова не повинна бути усною або безпідставною. Працівнику потрібно вимагати письмове рішення або письмове пояснення, у якому зазначено причину відмови, норму закону та документи, на які посилається роботодавець.

Сумнівними є ситуації, коли роботодавець:

• не пояснює причину відмови;
• каже лише «ПФУ не платить», але не показує статус заяви;
• не подає заяву-розрахунок;
• не виплачує перші п’ять днів за власний рахунок;
• не надає розрахунок суми;
• посилається на помилки, але не допомагає їх виправити;
• отримав фінансування, але не перерахував кошти працівнику.

Які документи зібрати

Для перевірки і захисту потрібно зібрати документи, які підтверджують трудові відносини, факт непрацездатності, статус лікарняного, дії роботодавця та розмір належних виплат.

• трудовий договір або наказ про прийняття на роботу;
• посадову інструкцію;
• дані електронного лікарняного;
• номер лікарняного листа;
• скриншот або витяг зі статусом лікарняного;
• листування з лікарем, якщо була помилка в медичних даних;
• листування з кадровою службою або бухгалтерією;
• письмову вимогу до роботодавця;
• відповідь роботодавця;
• рішення про призначення або відмову у виплаті;
• дані про подання заяви-розрахунку до ПФУ;
• розрахункові листи;
• банківські виписки щодо виплат;
• довідки про доходи;
• електронні відомості ПФУ про стаж і зарплату;
• докази фактичної виплати іншим працівникам у подібній ситуації, якщо це має значення.

Якщо роботодавець не надає документи, їх потрібно письмово витребувати. У суді можна просити витребувати документи, які працівник не може отримати самостійно.

Порядок дій працівника, якщо лікарняні не виплачують

Якщо виплати по лікарняному затримують, важливо діяти поетапно. Це допоможе зрозуміти, хто саме не виконав свою частину процедури.

1. Перевірте наявність електронного лікарняного.
2. Збережіть номер лікарняного і його статус.
3. Перевірте правильність персональних даних.
4. Письмово зверніться до роботодавця.
5. Запитайте, чи бачить роботодавець лікарняний у кабінеті страхувальника.
6. Запитайте дату рішення про призначення допомоги.
7. Запитайте суму нарахованих лікарняних.
8. Запитайте, чи подано заяву-розрахунок до ПФУ.
9. Запитайте статус заяви-розрахунку.
10. Перевірте, чи виплачені перші п’ять днів за рахунок роботодавця.
11. Зберіть розрахункові листи та банківські виписки.
12. За потреби зверніться до Пенсійного фонду.
13. Якщо роботодавець порушує процедуру — оцініть звернення до Держпраці.
14. Якщо гроші не виплачують після вимог — готуйте документи для судового захисту.

Куди звертатися, якщо лікарняні не виплачують

Вибір органу залежить від того, де саме виникла проблема: у роботодавця, у даних електронного лікарняного, у фінансуванні або в розрахунку суми.

До роботодавця варто звертатися, якщо потрібно:

• з’ясувати, чи бачить він лікарняний;
• отримати рішення про призначення або відмову;
• отримати розрахунок суми;
• дізнатися, чи подана заява-розрахунок;
• вимагати виплату перших п’яти днів;
• вимагати перерахування коштів після фінансування.

До Пенсійного фонду варто звертатися, якщо потрібно:

• перевірити електронний лікарняний;
• перевірити дані про страховий стаж;
• уточнити статус заяви-розрахунку;
• з’ясувати, чи профінансована страхова частина виплати;
• отримати інформацію з реєстру застрахованих осіб.

До Держпраці можна звертатися, якщо:

• роботодавець не реагує на письмові вимоги;
• не нараховує або не виплачує належні суми;
• не надає документи;
• порушує трудові гарантії;
• використовує лікарняний як привід для тиску на працівника.

Якщо потрібно саме стягнути суму або визнати дії роботодавця незаконними, основним способом захисту часто є звернення до суду.

Судовий захист і строки

Якщо лікарняні не виплачують після письмових звернень, працівник може звертатися до суду. У спорі важливо чітко визначити відповідача, суму, період, правову підставу виплати і документи, які підтверджують порушення.

У позові можуть заявлятися вимоги про:

• стягнення невиплачених лікарняних;
• стягнення заборгованості із зарплати за перші дні лікарняного;
• визнання дій роботодавця неправомірними;
• зобов’язання надати розрахункові документи;
• стягнення компенсаційних сум за наявності підстав;
• відшкодування моральної шкоди, якщо є докази її наявності та зв’язку з порушенням.

Для трудових спорів діють спеціальні строки звернення до суду. Окремо потрібно враховувати, що питання виплат працівнику може мати особливості після рішення Конституційного Суду щодо обмеження строку для стягнення зарплати та інших належних виплат. Тому строк краще перевіряти під конкретну вимогу і не відкладати звернення.

Типові помилки працівників і роботодавців

У спорах про лікарняні часто програє той, хто не може показати документи і точну хронологію. Тому важливо фіксувати кожний етап.

Помилки працівника:

• чекати усного пояснення без письмової вимоги;
• не перевірити статус електронного лікарняного;
• не перевірити правильність персональних даних;
• не зберегти номер лікарняного;
• не запитати, чи подана заява-розрахунок до ПФУ;
• не відокремити перші п’ять днів від страхової частини;
• не перевірити страховий стаж;
• не зібрати розрахункові листи і банківські виписки;
• чекати занадто довго до звернення по допомогу.

Помилки роботодавця:

• не розглянути документи у встановлений строк;
• не прийняти рішення про призначення допомоги;
• не подати заяву-розрахунок до ПФУ;
• подати заяву-розрахунок із помилками;
• не оплатити перші п’ять днів лікарняного;
• не повідомити працівника про причину затримки;
• не надати розрахунок суми;
• отримати страхові кошти, але не виплатити їх працівнику;
• усно відмовити без рішення і документів.

Коли варто звернутися до юриста

Юрист допоможе визначити, на якому етапі заблокована виплата, хто відповідальний за затримку, які документи потрібно витребувати і чи є підстави для скарги, письмової вимоги або позову.

Юридична допомога особливо потрібна, якщо:

• лікарняні не виплачують більше встановлених строків;
• роботодавець не бачить лікарняний і не пояснює причину;
• роботодавець не подав заяву-розрахунок до ПФУ;
• перші п’ять днів не оплачені за рахунок роботодавця;
• суму лікарняних порахували неправильно;
• є помилка у страховому стажі;
• роботодавець отримав кошти, але не виплатив їх працівнику;
• роботодавець відмовляє усно без документів;
• потрібно підготувати позов або скаргу.

До консультації бажано підготувати коротку хронологію: коли відкрито і закрито лікарняний, який його статус, коли зверталися до роботодавця, що відповіла бухгалтерія, чи подано заяву-розрахунок, яка сума нарахована і що фактично виплачено.