Як подати позов до суду онлайн через Електронний суд

Коротко про головне

Подати позов онлайн можна через Електронний кабінет Єдиної судової інформаційно-комунікаційної системи. Це дозволяє дистанційно направити позовну заяву, додати докази, отримувати ухвали та контролювати рух справи.

Електронне подання не спрощує юридичні вимоги до позову. Перед відправленням потрібно правильно визначити вид судочинства, підсудність, відповідача, спосіб захисту, ціну позову, судовий збір і перелік доказів.

Найчастіші проблеми виникають не через сам сервіс, а через неправильний суд, неповні файли, відсутність доказів направлення копій, помилковий розрахунок збору або те, що користувач залишив заяву в чернетках і не завершив відправлення.

Хто може подати позов через Електронний суд

Подати документ онлайн може:

• фізична особа особисто;
• фізична особа-підприємець;
• керівник юридичної особи;
• працівник юридичної особи з наданими повноваженнями;
• адвокат;
• інший представник, якщо представництво допускається законом;
• законний представник дитини або недієздатної особи.

Фізична особа реєструє Електронний кабінет добровільно. Для адвокатів, юридичних осіб, органів влади, нотаріусів, виконавців, арбітражних керуючих, судових експертів та інших визначених законом суб’єктів реєстрація є обов’язковою.

Якщо позов подає представник, недостатньо лише увійти до власного кабінету. Потрібно підтвердити повноваження та правильно обрати подання від імені довірителя.

Що потрібно підготувати до входу в систему

До початку створення заяви підготуйте:

• чинний КЕП або інший підтримуваний засіб електронної ідентифікації;
• готовий текст позовної заяви;
• повні дані позивача та відповідача;
• правильну назву суду;
• усі докази в електронному вигляді;
• розрахунок ціни позову та грошових вимог;
• документ про судовий збір або підтвердження пільги;
• документи про повноваження представника;
• докази направлення копій іншим учасникам;
• необхідні клопотання;
• нумерований перелік додатків.

Не варто починати заповнення, якщо позов ще редагується, сума вимог не розрахована або не визначено належний суд. Технічний шаблон не допоможе автоматично обрати правильний спосіб судового захисту.

Реєстрація та перевірка Електронного кабінету

Для роботи з підсистемою потрібно пройти електронну ідентифікацію та створити Електронний кабінет.

Після входу перевірте:

• прізвище, ім’я та по батькові;
• РНОКПП або інші ідентифікаційні дані;
• актуальну електронну пошту;
• номер телефону;
• адресу проживання або місцезнаходження;
• статус фізичної особи, ФОП або юридичної особи;
• наявні довіреності та права представників;
• доступ до попередніх справ і документів.

Контактні відомості мають бути актуальними. Повідомлення на електронну пошту може інформувати про новий документ, але основним джерелом процесуальних документів для зареєстрованого користувача є Електронний кабінет.

Який електронний підпис потрібен

Електронні процесуальні документи підписуються кваліфікованим електронним підписом або іншим засобом електронної ідентифікації, який підтримується системою та забезпечує належний рівень довіри.

Перед поданням перевірте:

• чи чинний сертифікат підпису;
• чи не закінчився строк його дії;
• чи відповідає підпис особі, яка подає позов;
• чи правильно введений пароль до ключа;
• чи має представник повноваження діяти від імені довірителя;
• чи не містить ключ застарілих даних про юридичну особу;
• чи підтримується обраний спосіб входу поточною версією сервісу.

Не передавайте файл ключа та пароль іншій особі. Накладення підпису має юридичні наслідки та підтверджує, що документ поданий відповідним учасником або представником.

Спочатку підготуйте правильну позовну заяву

Позов повинен відповідати вимогам процесуального кодексу незалежно від того, подається він на папері чи онлайн.

У заяві потрібно зазначити:

• назву суду;
• відомості про сторони та інших учасників;
• інформацію про електронні кабінети;
• ціну позову, якщо вимога майнова;
• зміст кожної позовної вимоги;
• обставини, на яких ґрунтується позов;
• докази на підтвердження обставин;
• відомості про досудове врегулювання;
• інформацію про забезпечення доказів або позову;
• попередній розрахунок судових витрат;
• перелік додатків;
• відомості про місцезнаходження оригіналів;
• дату та підпис.

Електронний шаблон може містити окремі поля, але основний текст позову все одно повинен бути логічним, повним і придатним для розгляду.

Як підготувати файли для Електронного суду

Документи повинні відкриватися, бути читабельними та дозволяти суду встановити їхній повний зміст.

Практичні правила:

• зберігайте позов окремим файлом;
• кожний значний доказ оформлюйте окремим файлом;
• об’єднуйте сторінки одного документа в правильній послідовності;
• не завантажуйте лише першу сторінку договору;
• перевіряйте наявність підписів, печаток і додатків;
• не допускайте перевернутих або розмитих сторінок;
• за можливості використовуйте текстовий PDF замість фотографій;
• не погіршуйте якість до рівня, коли реквізити неможливо прочитати;
• великі документи розділяйте логічно, а не випадково;
• зберігайте первинні електронні файли доказів.

Файли доцільно називати так:

• «00_Позовна_заява»;
• «01_Договір»;
• «02_Акт_приймання»;
• «03_Банківська_виписка»;
• «04_Розрахунок_заборгованості»;
• «05_Квитанція_судового_збору»;
• «06_Докази_направлення»;
• «07_Клопотання_про_витребування».

Як правильно обрати суд

Система не визначає автоматично, який суд має розглядати конкретний спір. Відповідальність за вибір адресата залишається на заявнику.

Перед створенням заяви перевірте:

• вид судочинства;
• предметну юрисдикцію;
• територіальну підсудність;
• зареєстровану адресу відповідача;
• місцезнаходження юридичної особи;
• місце розташування нерухомого майна;
• наявність виключної або альтернативної підсудності;
• актуальну територіальну юрисдикцію суду;
• чи не змінено підсудність через неможливість роботи окремого суду.

Обрання суду зі списку в кабінеті не підтверджує, що справа юридично належить до його компетенції.

Як створити позов у Електронному суді

Загальна послідовність дій виглядає так:

1. Увійдіть до Електронного кабінету.
2. Перейдіть до розділу створення заяв.
3. Натисніть кнопку створення нового документа.
4. Оберіть подання особисто або як представник.
5. Оберіть вид судочинства.
6. Знайдіть потрібний шаблон позовної заяви.
7. Оберіть суд.
8. Внесіть дані учасників.
9. Заповніть обов’язкові поля.
10. Додайте текст позову та електронні файли.
11. Вкажіть інформацію про судовий збір.
12. Додайте підтвердження направлення копій.
13. Перевірте сформований пакет.
14. Підпишіть документи.
15. Завершіть відправлення.

Назви розділів або розташування кнопок можуть змінюватися після оновлення інтерфейсу. Орієнтуйтеся на актуальні підказки безпосередньо в Електронному кабінеті.

Як заповнити відомості про учасників справи

Неповні або помилкові дані можуть ускладнити повідомлення відповідача та перевірку його Електронного кабінету.

Для фізичної особи зазначайте доступні відомості:

• повне ім’я;
• зареєстровану адресу;
• поштовий індекс;
• дату народження за наявності;
• РНОКПП або паспортні дані, якщо вони відомі;
• телефон;
• електронну пошту;
• інформацію про Електронний кабінет.

Для юридичної особи перевірте:

• повне офіційне найменування;
• код ЄДРПОУ;
• зареєстроване місцезнаходження;
• стан юридичної особи;
• офіційні засоби зв’язку;
• відсутність помилки між компанією, філією та торговою назвою.

Не скорочуйте назву відповідача довільно. Директор, магазин або структурний підрозділ не завжди є належним відповідачем замість юридичної особи.

Як завантажити додатки до позову

Перелік файлів у системі повинен відповідати переліку додатків у тексті позовної заяви.

Перед підписанням звірте:

• номер кожного додатка;
• назву документа;
• кількість сторінок;
• повноту сканування;
• наявність підписів і реквізитів;
• читабельність тексту;
• правильний порядок сторінок;
• відсутність дублювання;
• наявність розрахунків і клопотань;
• можливість відкрити файл після завантаження.

Не завантажуйте великий неструктурований файл із сотнями сторінок, якщо документи можна логічно розділити. Суду має бути зрозуміло, де знаходиться кожний доказ.

Як сплатити судовий збір при онлайн-поданні

До позову додають документ про сплату судового збору або підтвердження законної підстави звільнення від нього.

Розмір залежить від:

• виду судочинства;
• майнового чи немайнового характеру вимоги;
• ціни позову;
• статусу заявника;
• кількості самостійних вимог;
• наявності пільги;
• електронної форми подання.

Для процесуальних документів, поданих в електронній формі, застосовується коефіцієнт 0,8 до відповідної ставки. Спочатку потрібно правильно визначити базову ставку, а потім застосувати коефіцієнт.

У квитанції перевірте:

• одержувача;
• рахунок;
• назву суду;
• суму;
• дані платника;
• призначення платежу;
• дату платежу.

Як направити копії позову іншим учасникам

Подання через Електронний суд не скасовує обов’язку направити іншим учасникам копії позову та доданих матеріалів у передбачених процесуальним законом випадках.

Можливі два основні способи:

• через ЄСІТС — якщо в іншого учасника є зареєстрований Електронний кабінет;
• поштою листом з описом вкладення — якщо електронного кабінету немає або відомості про нього відсутні.

До позову додають відповідне підтвердження:

• квитанцію або технічне повідомлення ЄСІТС;
• опис поштового вкладення;
• поштову квитанцію;
• інші сформовані системою підтвердження доставки.

Якщо учасник за законом зобов’язаний зареєструвати Електронний кабінет, але не зробив цього, процесуальний кодекс може звільняти заявника від направлення йому паперових копій. Це правило потрібно застосовувати лише після перевірки статусу конкретного учасника.

Як подати позов онлайн через представника

Представник входить до власного Електронного кабінету та обирає подання від імені особи, інтереси якої представляє.

До пакета можуть додаватися:

• ордер адвоката;
• довіреність;
• електронна довіреність, сформована в системі;
• документи законного представника;
• документи про самопредставництво юридичної особи;
• інші підтвердження залежно від статусу представника.

Потрібно перевірити, чи охоплюють повноваження:

• підписання позову;
• подання документів;
• перегляд матеріалів справи;
• зміну позовних вимог;
• відмову від позову;
• укладення мирової угоди;
• отримання присуджених коштів.

Надання технічного доступу до справи та процесуальні повноваження представника потрібно розмежовувати.

Як підписати та відправити пакет

Перед накладенням електронного підпису проведіть остаточну перевірку сформованого пакета.

Переконайтеся, що:

• обрано правильний суд;
• правильно зазначено вид судочинства;
• позов містить остаточну редакцію вимог;
• не залишилися коментарі або чернеткові фрагменти;
• ціна позову відповідає розрахунку;
• завантажені всі додатки;
• додано квитанцію або підтвердження пільги;
• підтверджено направлення копій;
• додано документи представника;
• кожний файл відкривається;
• підпис належить правильній особі.

Після підписання завершіть саме операцію відправлення. Наявність збереженого проєкту або сформованого документа не підтверджує його надходження до суду.

Як перевірити, що позов дійсно подано

Після відправлення перевірте розділ надісланих документів та збережіть доступні технічні підтвердження.

Звертайте увагу на:

• дату і час відправлення;
• назву документа;
• суд-адресат;
• статус підписання;
• повідомлення про доставку;
• повідомлення про реєстрацію судом;
• присвоєний номер справи або провадження;
• ухвалу суду за результатами первинної перевірки.

Документи, направлені в неробочий час, можуть бути зареєстровані судом наступного робочого дня. Тому потрібно розрізняти час електронного відправлення та час реєстрації в судовій системі.

Якщо документ неможливо відкрити, система або суд можуть повідомити про неможливість його реєстрації. Таке повідомлення не можна ігнорувати.

Що відбувається після подання позову

Після реєстрації суд перевіряє заяву та додані матеріали.

Суд може:

• відкрити провадження;
• залишити позов без руху;
• повернути позов;
• відмовити у відкритті провадження у передбаченому випадку;
• передати справу за належною підсудністю.

Після відкриття провадження в кабінеті можуть з’явитися:

• ухвала про відкриття провадження;
• інформація про склад суду;
• номер справи;
• дата засідання;
• відзив відповідача;
• виклики та повідомлення;
• інші процесуальні документи.

Якщо позов подано в електронній формі, наступні заяви, клопотання та письмові докази у цивільній справі за загальним правилом також подаються через ЄСІТС, якщо суд не дозволив інший порядок.

Що робити, якщо позов залишили без руху

Залишення без руху не означає автоматичної відмови. Суд зазначає недоліки та встановлює строк для їх усунення.

Причинами можуть бути:

• неправильно розрахований судовий збір;
• не додана квитанція;
• не підтверджена пільга;
• відсутні відомості про учасників;
• не зазначена інформація про Електронний кабінет;
• не обґрунтована ціна позову;
• відсутній розрахунок вимог;
• не додані докази направлення копій;
• відсутні документи представника;
• файли не відкриваються або є нечитабельними;
• позов не відповідає іншим вимогам процесуального закону.

Для усунення недоліків підготуйте окрему заяву, у якій за пунктами поясніть, як виконано ухвалу. Додайте виправлений документ і всі необхідні підтвердження.

Що робити при технічній помилці

Технічна проблема може виникнути під час входу, завантаження, підписання або відправлення документа.

Зафіксуйте:

• дату і точний час помилки;
• повний текст повідомлення;
• етап, на якому вона виникла;
• назву документа;
• суд, до якого планувалося подання;
• скриншоти екрана;
• дані про браузер або пристрій;
• відповідь технічної підтримки;
• повторні спроби подання.

Якщо спливає строк, не обмежуйтеся очікуванням відповіді технічної підтримки. Оцініть інший передбачений законом спосіб своєчасного подання та збережіть докази несправності.

Саме посилання на технічну проблему без скриншотів, часу, звернення до підтримки та інших підтверджень може бути недостатнім для поновлення строку.

Як не пропустити строк при онлайн-поданні

Електронний формат не змінює строк позовної давності або спеціальний строк звернення до суду.

Перед поданням установіть:

• який саме строк застосовується;
• дату початку його перебігу;
• дату фактичного отримання оскаржуваного документа;
• правила обчислення останнього дня;
• наявність спеціального строку для конкретної категорії;
• необхідність клопотання про поновлення;
• докази поважних причин пропуску.

Не відкладайте відправлення на останні хвилини. Прострочений сертифікат, несправний файл, відсутній доказ направлення або технічне оновлення можуть завадити завершити подання.

Як подати електронні докази

Листування, фотографії, відеозаписи та інші електронні матеріали потрібно подавати так, щоб можна було встановити їхнє походження.

Зберігайте:

• оригінальний електронний файл;
• дані автора або відправника;
• дату і час створення або отримання;
• повний контекст листування;
• адресу вебсторінки;
• метадані за наявності;
• пристрій або обліковий запис, де міститься оригінал;
• первинне відео чи аудіо без монтажу.

Роздруківка або PDF-копія допомагає ознайомитися зі змістом, але не завжди замінює оригінальний електронний доказ. Суд може запропонувати надати первинний файл для перевірки.

Безпека КЕП і персональних даних

Електронний позов може містити паспортні дані, фінансові документи, адреси, медичні відомості та іншу конфіденційну інформацію.

Дотримуйтеся базових правил:

• не передавайте пароль від КЕП;
• не надсилайте файл ключа у звичайному месенджері;
• не зберігайте ключ разом із паролем;
• перевіряйте, від чийого імені відкритий кабінет;
• не завантажуйте документи до чужої справи;
• не додавайте зайві персональні дані, які не стосуються спору;
• перевіряйте файли на наявність прихованих чернеток або коментарів;
• після роботи виходьте з кабінету на спільному пристрої.

Покроковий порядок подання позову онлайн

1. Визначте вид судочинства та належний суд.
2. Перевірте відповідача і його офіційні дані.
3. Підготуйте остаточний текст позову.
4. Сформуйте ціну позову та розрахунок вимог.
5. Розрахуйте судовий збір або підтвердьте пільгу.
6. Зберіть усі докази.
7. Підготуйте окремі читабельні файли.
8. Складіть нумерований перелік додатків.
9. Направте копії іншим учасникам.
10. Збережіть докази направлення.
11. Увійдіть до Електронного кабінету.
12. Перевірте особисті та контактні дані.
13. Створіть нову заяву.
14. Оберіть особисте подання або представництво.
15. Оберіть вид судочинства і суд.
16. Заповніть дані учасників.
17. Завантажте позов та всі додатки.
18. Перевірте сформований пакет.
19. Підпишіть документи електронним підписом.
20. Завершіть відправлення.
21. Збережіть підтвердження подання.
22. Перевірте реєстрацію документа судом.
23. Контролюйте появу ухвали.

Короткий чекліст перед натисканням «Відправити»

• обрано правильний вид судочинства;
• обрано належний суд;
• правильно зазначено позивача і відповідача;
• позов містить остаточну редакцію;
• вимоги сформульовано конкретно;
• ціну позову розраховано;
• додано окремий розрахунок;
• судовий збір сплачено правильно;
• коефіцієнт електронного подання враховано;
• пільгу підтверджено документами;
• усі докази завантажено;
• файли повні та читабельні;
• назви файлів зрозумілі;
• документи відповідають переліку додатків;
• додано повноваження представника;
• копії направлено учасникам;
• докази направлення додано;
• КЕП є чинним;
• кожний файл відкривається;
• у тексті немає чернеткових коментарів;
• залишився час для виправлення технічної помилки.

Типові помилки при поданні позову онлайн

• обрати неправильний суд;
• переплутати цивільне, господарське й адміністративне судочинство;
• залишити заяву у статусі проєкту або чернетки;
• не завершити електронне підписання;
• подати позов від імені неналежної особи;
• не додати документ про повноваження;
• завантажити неповний договір;
• додати нечіткі фотографії замість читабельних файлів;
• не перевірити, чи відкриваються додатки;
• не додати розрахунок вимог;
• неправильно сплатити судовий збір;
• не застосувати або неправильно застосувати коефіцієнт 0,8;
• не направити копії відповідачу;
• не додати доказ направлення;
• не зберегти квитанцію про подання;
• не перевіряти Електронний кабінет після відправлення;
• пропустити строк усунення недоліків;
• вважати звичайну електронну пошту повною заміною ЄСІТС.

Пов’язані матеріали

Коли потрібна допомога адвоката

Юридична допомога доцільна не лише при технічних труднощах. Основний ризик полягає у неправильному способі захисту, відповідачі, підсудності або неповній доказовій базі.

Перевірка особливо важлива, якщо:

• спливає строк звернення;
• позов стосується нерухомості;
• вимоги мають значну вартість;
• потрібне забезпечення позову;
• докази перебувають у відповідача або банку;
• потрібна експертиза;
• відповідач перебуває за кордоном;
• заявляється кілька пов’язаних вимог;
• позов уже залишали без руху;
• невідомо, який суд потрібно обрати.

Адвокат може допомогти:

• перевірити юрисдикцію і підсудність;
• сформулювати позовні вимоги;
• зібрати та систематизувати докази;
• розрахувати ціну позову;
• визначити судовий збір;
• підготувати клопотання;
• перевірити електронний комплект;
• направити копії учасникам;
• подати позов через Електронний суд;
• контролювати ухвали та строки.